So gelingt Event-Kommunikation: 10 Tipps rund um die Veranstaltung
- Daniela Rhyner
- 10. Juni 2024
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 15. Apr.
Die Sonne strahlt, die Tage werden länger – die ideale Zeit für einen unvergesslichen Sommer-Event! Doch bevor die Gäste die Korken knallen und die Zapfhähne sprudeln lassen, liegt viel Arbeit vor den Veranstaltenden. Neben der eigentlichen Organisation spielt die Kommunikation drumherum eine zentrale Rolle.
Das Eventkonzept steht, es geht in die heisse Phase der Vorbereitung: In dieser Zeit treten Veranstaltende mit verschiedenen Zielgruppen und Stakeholder:innen in Kontakt. Sie führen Gespräche mit Künstler:innen, verhandeln mit externen Dienstleistenden, koordinieren innerhalb des Organisationsteams, halten Mitarbeitende auf dem Laufenden und laden Gäste und Medienschaffende ein. Ob interne, externe Kommunikation oder Stakeholder-Management, Information und Austausch entscheiden über den Erfolg einer Veranstaltung.
Ziele der Event-Kommunikation
Alle Beteiligten wissen, wann was zu tun ist und sorgen so für einen reibungslosen Ablauf vor, während und nach dem Event.
Alle Mitwirkenden freuen sich auf den Event, engagieren und committen sich.
Die richtigen Zielgruppen werden eingeladen, fühlen sich angesprochen und besuchen den Anlass.
Das Publikum ist informiert, orientiert und geniesst das Eventerlebnis.
Eine Plattform für Austausch und Vernetzung unter den Teilnehmenden wird geschaffen. Community-Gefühl entsteht.
Glaubwürdige Botschaften kommen an und wirken nachhaltig.
Medienberichte, Social-Media-Aktivitäten und Mundpropaganda tragen zur Steigerung der Bekanntheit und des positiven Images des Unternehmens / der Marke bei.
Besucher:innen können den nächsten Event kaum erwarten, Mitarbeitende konnten Beziehungen aufbauen und pflegen und Stakeholder:innen/Partner:innen sind mit der Zusammenarbeit happy.
10 Tipps für die Praxis
Erreiche deine Zielgruppen, kommuniziere erfolgreich mit deinen Event-Partner:innen, begeistere deine Gäste und sorge für eine positive Berichterstattung. Mit diesen Tipps und etwas Kreativität wird deine Event-Kommunikation ein voller Erfolg!
Kommunikationsplanung: Erstelle einen Kommunikationsplan, in dem du festlegst, welche Zielgruppen und Stakeholder:innen wann und wie angesprochen werden sollen.
Kanäle: Wähle die Kommunikationskanäle, die am besten zu deinen Zielgruppen und deinem Event passen.
Engagement: Informiere deine Mitarbeitenden über den Event und binde sie aktiv in die Planung und Durchführung ein. So schaffst du ein Wir-Gefühl und sorgst für zusätzliche Motivation.
Zusammenarbeit: Etabliere regelmässigen Austausch und Abstimmung innerhalb des Event-Teams. Sie sind essenziell für eine effektive Zusammenarbeit.
Touchpoints mit dem Publikum: Von der Einladung/Ausschreibung bis hin zum Dankeschön mit Rückblick – eine offene und wertschätzende Kommunikation mit den Gästen ist wichtig. Informiere sie, manage ihre Erwartungen, beantworte Fragen und vermittele das Gefühl, wichtig und willkommen zu sein.
Perspektivenwechsel: Nimm die Sichtweise deines Publikums ein: Welche Informationen brauchst du, wenn du selbst einen Event besuchst? Von der Beschreibung der Anfahrt über die Beschilderung zu den Toiletten bis hin zu Angaben betreffend Verpflegung: Sorge dafür, dass Grundbedürfnisse rasch erfüllt werden können.
Glaubwürdigkeit: Lasse die Unternehmenspersönlichkeit und Botschaften erleben und achte dabei auf Konsistenz. Verstärke deine Botschaften mit Beweisen (bspw.: «Wir sind ökologisch» – saisonales, lokales Speise- und Getränkeangebot, kein Einweg-Geschirr und -Besteck, Anreise mit ÖV einfach möglich etc.)
Professionalität: Kommuniziere mit allen Stakeholder:innen partnerschaftlich und auf Augenhöhe. Das vermittelt Wertschätzung, wirkt kompetent und macht dich sympathisch.
Medienarbeit: Baue eine Beziehung zu Medienschaffenden auf und pflege sie. Biete exklusive Einblicke, relevante Informationen und Interviewmöglichkeiten. Events eignen sich hervorragend dafür.
Erfolg messen: Analysiere die Ergebnisse deiner Kommunikationsmassnahmen und optimiere sie bei Bedarf. Auch Debriefings nach dem Event zeigen Optimierungspotenziale auf.
Wir unterstützen dich gerne in der Kommunikation rund um deinen Event und übernehmen bei Bedarf die Leitung von Teilprojekten oder ganzen Veranstaltungen. Erfahre mehr.
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